O que acha que quero dizer quando pergunto: “O seu negócio está em conformidade?” A maioria dos novos empreendedores não entende claramente o que significa estar em conformidade - nem quais são as exigências legais específicas para o seu tipo de atividade. A conformidade varia consoante o setor e o volume de rendimento.
Existem alguns requisitos de conformidade não negociáveis se quiser trabalhar com empresas corporativas ou instituições do governo.
Exemplos incluem:
- Empresa registada na BAU (Balcão de Atendimento Único)
- Número fiscal regularizado (NUIT)
- Registo no órgão regulador relevante ao seu setor
- Alvará de funcionamento válido
- Número da Segurança Social (INSS)
Também existem boas práticas empresariais e processos de conformidade internos que devem ser considerados obrigatórios mesmo em pequenos negócios.
O tipo de conformidade que precisa vai depender do tipo de negócio que quer construir.
O melhor conselho que lhe posso dar é: comece desde o primeiro dia.
Se pretende trabalhar com grandes organizações ou tem um plano de saída para vender o negócio no futuro, deve:
- Registar a empresa no BAU
- Obter o número de contribuinte (NUIT) e o certificado fiscal
- Registar-se nos órgãos reguladores do setor
- Considerar o registo de marca ou até patente dos seus produtos
Se quiser crescer e expandir para outros mercados, marcas registadas e patentes ajudam a proteger o nome e a reputação do seu negócio de concorrentes.
Como empresária, faço sempre a minha devida diligência com futuros fornecedores e prestadores de serviços.
Verifico se são realmente quem dizem ser.
No meu processo de onboarding, além de exigirem a assinatura de um Acordo de Confidencialidade (NDA), sigo estes passos:
- Confirmo se a empresa está formalmente registada
- Verifico se as declarações anuais estão atualizadas
- Solicito uma Declaração de Situação Fiscal ao Ministério das Finanças para garantir que estão em conformidade
- Valido a conta bancária para confirmar que pertence à empresa
Estes são procedimentos comuns nas grandes empresas - então, por que não aplicar os mesmos cuidados enquanto pequena empresa?
Já testemunhei fraudes muito graves com alguns dos empreendedores que acompanho - e, em muitos casos, o problema está na falta de processos e de verificação mínima de conformidade.
Vi empresas fecharem porque não fizeram uma análise prévia adequada dos seus clientes.
Mentorei uma empresa de segurança que ganhou um grande contrato de prestação de serviços.
Era uma oportunidade transformadora para o negócio - prometeram-lhe uma avença mensal de 1.000.000,00 MZN.
Para cumprir o contrato, a empresa precisou de:
- Comprar uma carrinha
- Adquirir uma moto
- Comprar uniformes e equipamentos
- Contratar mais 5 colaboradores
Avançaram e começaram a prestar os serviços. Três meses depois, ainda não tinham recebido nenhum pagamento.
Quando me procuraram para pedir ajuda, fizemos uma verificação mínima de antecedentes e descobrimos que:
- A mina que estavam a proteger tinha sido tomada por criminosos
- O contrato foi assinado com alguém sem legitimidade sobre o local
- Os supostos donos da empresa tinham várias reclamações
- A empresa estava desregistada no BAU há mais de 2 anos
Se o cliente tivesse feito uma simples verificação no registo comercial e na situação fiscal, e tivesse analisado o histórico dos donos, teria evitado esta enorme perda.
Resultado: perderam dinheiro, não conseguiram pagar salários durante três meses, e não tinham forma de recuperar o valor investido.
Nunca esteja tão desesperado por trabalho que aceite clientes sem verificar a conformidade deles. A conformidade existe para nos proteger a nós e aos nossos clientes.
Preparei uma checklist de conformidade para o ajudar a verificar o estado atual da conformidade do seu próprio negócio.
